Sistem dirancang agar mudah dipahami oleh seluruh petugas.
Pengajuan perizinan dilakukan secara digital tanpa proses manual.
Seluruh data perizinan WBP tersimpan aman dan terstruktur.
Status pengajuan dapat dipantau secara real time.
Platform ini mendukung proses pengajuan Perizinan WBP agar lebih tertata, efisien, dan terdokumentasi dengan baik.
Sipena adalah sistem yang membantu petugas dalam mengajukan dan mengelola perizinan WBP secara lebih mudah, rapi, dan tertata.
Tujuannya untuk menggantikan pencatatan perizinan WBP yang sebelumnya dilakukan secara manual, agar proses pengajuan dan pemeriksaan perizinan menjadi lebih mudah, cepat, dan dilakukan secara digital.
Sistem ini membantu mempercepat proses, mempermudah pemantauan, serta menjaga kerapian data perizinan WBP.
Sipena digunakan oleh beberapa pihak yang terlibat langsung dalam proses pengajuan dan persetujuan Perizinan WBP. Setiap peran memiliki tugas masing-masing agar proses berjalan tertib dan terkontrol.
Petugas merupakan pihak pertama yang menggunakan Sipena. Petugas bertugas mengajukan perizinan melalui sistem dengan mengisi data yang diperlukan, seperti identitas WBP, keperluan perizinan, serta waktu dan durasi izin. Setelah data diisi dengan lengkap pengajuan perizinan dikirim melalui sistem untuk diproses.
Komandan berperan sebagai pihak yang melakukan pemeriksaan awal terhadap pengajuan perizinan yang diajukan oleh petugas. Komandan menilai apakah pengajuan perizinan tersebut layak untuk dilanjutkan atau tidak. Jika pengajuan disetujui, maka proses akan diteruskan ke KPLP. Namun jika tidak disetujui, pengajuan akan berhenti pada tahap ini dan tidak dilanjutkan ke proses berikutnya. Seluruh keputusan komandan tercatat langsung di dalam Sipena.
KPLP merupakan pemeriksa lanjutan setelah pengajuan disetujui oleh komandan. Pada tahap ini, KPLP kembali menilai dan memastikan perizinan sesuai dengan ketentuan keamanan dan aturan yang berlaku. KPLP memiliki kewenangan untuk menyetujui atau menolak perizinan. Jika disetujui, pengajuan akan diteruskan ke P2U. Jika ditolak, maka proses perizinantidak dilanjutkan. Semua keputusan KPLP tersimpan otomatis di sistem.
KAMTIB bertugas melakukan pemeriksaan terhadap pengajuan perizinan dari aspek keamanan dan ketertiban di lingkungan lapas. Pengajuan yang telah sampai pada tahap ini menandakan bahwa perizinan termasuk kategori Bon Luar sehingga memerlukan pemeriksaan dan persetujuan lanjutan. KAMTIB dapat memberikan persetujuan maupun penolakan sebelum diteruskan ke tahap berikutnya. Seluruh proses dan keputusan tercatat otomatis di dalam sistem.
KALAPAS bertugas sebagai pihak pemberi keputusan akhir dalam proses perizinan external. Pengajuan yang telah mencapai tahap ini berarti telah melalui proses pemeriksaan sebelumnya dan memerlukan persetujuan akhir dari pimpinan lapas. KALAPAS melakukan peninjauan akhir berdasarkan ketentuan, keamanan, dan kebijakan yang berlaku. KALAPAS memiliki kewenangan untuk menyetujui ataupun menolak pengajuan perizinan. Seluruh keputusan yang diberikan akan tersimpan otomatis di dalam sistem.
P2U dan Anggota Penjagaan merupakan pihak terakhir dalam alur pengajuan perizinan. Mereka bertugas memeriksa perizinan yang telah disetujui oleh tahap sebelumnya,Setelah itu mengeluarkan Perizinan secara resmi melalui Sipena, dan apabila WBP kembali ke lapas atau masuk ke dalam blok maka P2U dan Anggota Penjagaan Wajib mengisi waktu kembali